如果您使用 Microsoft Outlook 2003 发送和接收电子邮件，何不更进一步以充分利用其功能来更好地安排您的整个工作日？ 1. 更高效地管理电子邮件 您每天检查多个电子邮件帐户要浪费多少时间？ 在收件箱中查找特定电子邮件或者删除垃圾电子邮件要花多少时间？ 下面提供了一些帮助信息： • 查看多个电子邮件帐户 使用 Outlook 2003，您可以从其他帐户引入电子邮件，例如 Hotmail 帐户。 转到“工具”菜单，选择“电子邮件帐户...”，再选择“添加新电子邮件帐户”。 从列表中选择服务器的类型，完成所有选项。 完成之后，您将在 Outlook 屏幕右上方的“收藏夹”区域中看到一些附加的帐户。 • 快速查找电子邮件 有时，以不同的颜色突出显示那些由特定人员发送的所有电子邮件会很有帮助，您可以快速找到这些电子邮件。 从“工具”菜单中选择“组织”，使用“组织收件箱”工具这种方式和其他方式查看电子邮件。 您可能还想使用有颜色的“后续”标记来标记重要电子邮件。 若要执行此项操作，请在收件箱列表中电子邮件的右侧用鼠标右键单击标记图标，并选择标记颜色。 现在所有已标记的邮件将显示在“收藏夹”区域中的“标有后续标志的邮件”文件夹中。 • 减少垃圾邮件 Outlook 2003 采用了一些新功能来帮助您清除收件箱中的垃圾邮件。 现在，您可以控制接收的电子邮件的种类以及接收哪些人员发送的电子邮件。 默认情况下，已经启用了“垃圾邮件筛选”，但是，您可以转到“动作”菜单并选择“垃圾邮件”来控制适当的设置。 2. 使用日历不间断跟踪 Outlook 日历可以帮助您计划和管理您的日程表，并使之与您的移动设备保持同步，这样当您离开您的 PC 时，可以保持同步更新。 • 创建约会 在 Outlook 日历中单击“新建”按钮，并简单填写约会的详细资料、日期和时间。 使用底部的空白区域简单记下约会的附加信息，甚至可以拖入相关文档。 单击“重复周期...”按钮设置多次发生的约会的重复模式。 • 查看和打印 若要在日历中移动，请使用日期选择区来查看不同的天、周或月，并使用标准工具栏按钮选择每次查看的天数。 为了使日历易于查看，您可以为约会添加颜色。 用鼠标右键单击约会并选择“标签”。 然后从“编辑”菜单中选择“自动设置格式...”，您甚至可以设置选项以使 Outlook 自动为约会标记颜色。 如果需要打印日历，请转到“文件”菜单，然后选择“打印...”并选择一种打印样式。 • 共享日历信息 如果将 Outlook 与 Exchange Server 配合使用，则您可以与同事共享日历信息。 若要设置权限和共享日历，请从屏幕左侧的面板中选择“共享我的日历...”选项。 若要打开同事的日历，请选择“打开共享的日历...”选项或者在列表中选择同事的姓名。 3. 使用 Outlook 联系人 Outlook 联系人非常适于存储姓名、地址以及任何其他关于客户、同事和其他交往人员的详细资料。 若要充分利用 Outlook 联系人，请尝试下列建议： • 添加图片 在“联系人”中打开联系人，单击“添加联系人图片”按钮，并导航到所需的图片文件。 • 添加便签 使用右边的空白区域简单记下附加信息，例如办公室的方向、地图或指向另一个相关文件的链接。 • 对联系人进行分类 单击位于“联系人”窗口右下角的“类别”按钮，对不同类型的联系人进行分组，例如供应商和客户。 然后，您可以使用内置视图方便地按类别显示联系人。 您还可以将邮件“联系人”中存储的姓名和地址与 Microsoft Word 合并使用。 它非常适于发送推销信函或其他市场营销项目。 若要执行此操作，请按照 Word“工具”菜单中的邮件合并向导执行操作，出现提示时从 Outlook 联系人中选择收件人。 4. 最终的待办事项列表 您认为列出您要完成的任务或项目会有所帮助吗？ 如果是，请检查 Outlook 任务。 从导航窗格中选择“任务”，便可开始输入列表并添加截止日期（如果需要）。 您可以双击某一任务以添加更多信息，例如状态、优先级、完成率、提醒以及任何其他备注或文件链接。 当超过截止日期时，任务将变成红色，您可以选择相应的框将该任务标记为“已完成”。 安排好任务之后，尝试以下选项： • 使用“重复周期...”按钮创建需要定期执行的任务。 • 使用屏幕左下方的“视图选项”以其他方式显示任务列表。 • 如果需要捕获其他详细资料（例如记帐信息和工作时数），则使用“详细信息”选项卡。 • 如果将 Outlook 与 Exchange Server 配合使用，则尝试使用“分配任务”将任务委派给他人。 如果您发现自己非常喜欢用黄色便签来监视待办事项列表，请从导航窗格中选择 Outlook 便签。 您甚至可以将便签拖曳到桌面以保存在视图中。