想要与客户或同事共享文档、图形、电子表格甚至您的一个想法吗？ 了解共享信息的五种简单方法，以及每种方法的优点和缺点。 本页内容1. 电子邮件电子邮件方便快捷，并且其工作方式已为大家所熟知。 使用 Microsoft Office Outlook 2003 发送和接收电子邮件是您共享想法、论点和问题的理想方法。 将文件附加到电子邮件是共享文档和大量信息的绝佳方式，远远大于电子邮件本身所处理的信息量。 共享您认为可能对同事有用的文件，或者要求同事审阅文件并将编辑后的文件发送回来。 优点 • | 轻松交流信息 | • | 他人可按自己的时间回复您 | • | 同时与许多人共享信息 | • | 记录您的交流内容 |
缺点 • | 可能得不到立即响应 | • | 某些企业对可以放入电子邮件中的文件大小有所限制，因而难以共享较大的文件 | • | 在电子邮件中难以请求多个人员审阅同一文件。 您需要取回多个具有不同注释的文档版本，并逐一进行更改 | • | 由于担心病毒或垃圾邮件，某些收件人拒绝电子邮件附件，特别是不认识的人发送的附件 |
返回页首 2. 即时消息传递 (IM)当希望得到立即响应时，您可能寻求与他人对话，这正是 IM 所提供的 — 双向电子对话。 使用 IM 程序（例如 Microsoft Windows Messenger）和服务（例如 MSN Messenger），您们之间可以相互提问、交流想法以及随时知道对方是否联机和是否可以交谈。 您甚至还可以控制以何种方式向他人显示您的联机状态。 优点 • | 实时文本、数据、音频和视频共享 | • | 交流便捷，快速提问和获得答案 | • | 知道同事何时联机，节省时间 | • | 可在基于 Windows Mobile 的 Pocket PC 和智能电话上发送消息 |
缺点 • | 无法共享复杂或大量的信息 | • | 难以记录交流内容 | • | 使用公共 IM 服务无法记录或加密数据传输 |
返回页首 3. 共享工作区网站共享工作区网站可能是合作完成文档和项目的最便利方式。 使用 Office 2003 中的共享工作区网站，您和同事可以共享文档并在文档上标记注释，维护重要信息的列表（例如任务、相关网站和联系人），以及相互通知对方对于特定项目的最新状态。 当项目（例如任务状态）发生更改时，您甚至可以接收电子邮件提示，获得通知。 无论何时连接到企业网络，您都可以访问共享工作区网站。
注：Microsoft Windows Server 2003 中的 Windows SharePoint Services 是设置共享工作区网站所必需的。 另外有两个专用的共享工作区网站可供使用：文档工作区网站和会议工作区网站。 当设置这些共享工作区网站之后，您可以在任何 Web 浏览器中 |
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