作者：Kim Komando

PC迷们在 20 多年前最大的梦想之一就是实现无纸办公。 如果已经将一切保存在磁盘上，又何必再需要纸张呢？ 这个梦想不太容易实现。 实现无纸办公还需要长期的努力。

	决窍： 当您打开 Windows 资源管理器中的一个文件夹时，可以按下“回格”键以打开上一层文件夹。

本文目的在于让您相信：办公档案橱柜很大程度上是在浪费空间。 堆叠庞杂的纸张很是令人烦恼。 从理论上说，您可以一张纸片都不留。 可以把一切记录存储在您的计算机中。 查找资料要比在档案橱柜中上下翻找轻松的多。

让我们开始吧。

在本页上
步骤 1：了解 Windows 资源管理器
步骤 2：整理“我的文档”文件夹
步骤 3：我需要什么硬件？

步骤 1：了解 Windows 资源管理器
微软Windows 操作系统有两个部分真正需要您了解。 一部分是桌面。 桌面就是当您打开计算机时所看到的。 对于这些您可能早已了如指掌。

另一部分是列出所有文件的 Windows 资源管理器。

您可使用“开始”按钮寻找 Windows 资源管理器。 对于 Windows Me 和 XP而言，单击“开始”>“程序”或“所有程序”>“附件”>“Windows 资源管理器”。 如果您仍在使用 Windows 98，请单击“开始”>“程序”>“Windows 资源管理器”。

当您打开 Windows 资源管理器，将会发现屏幕分为左右两个窗格。 左边窗格中是文件夹；右边窗格中是子文件夹或文件。 在某文件夹上单击一下，该文件夹包含的子文件夹和文件将会显示在右边窗格中。

左边窗格中的文件夹部分称为“树”。可以更贴切地描述它为“颠倒树”。在靠近顶部之处可找到根文件夹，通常为 C:。 一切都源自根文件夹。 C: 下最重要的部分为“我的文档”。 “我的文档”是您存储文档的地方。 C: 下另一应该注意的部分为 Program Files。

当您安装 微软Word 或任何应用程序时，通常会默认安装到 Program Files。 一些程序会直接安装到 C: 下，但这只是极少数。 所以，如果您需要深入查看 微软Word 或其他程序的文件夹，则很可能要在 Program Files 下查找。

步骤 2：整理“我的文档”文件夹
微软在 Windows 资源管理器中包含不止一个“我的文档”文件夹。 原因何在？ 我也不知道。 但是您可以使用驱动器上的任何“我的文档”文件夹。 为了避免混淆，使用一个就够了。 我只使用 C: 下的“我的文档”。

您可以用整理档案橱柜的方法整理“我的文档”。 试想一下橱柜：顶层抽屉可能是“重要信函”。您可以在里面利用文件夹分类保存与客户的信函。 应该为每位客户分配一个文件夹。 您的第二层抽屉可以标记为“客户发票”。重申一下，里面应该为每位客户分配单独的文件夹。

所以您也可以采用同样方式整理“我的文档”：

单击一次“我的文档”，使其高亮度显示。 单击“文件”>“新建”>“文件夹”。 将新文件夹命名为“重要信函”。确保“重要信函”文件夹显示在左侧“我的文档”下。

这时，单击一次“重要信函”文件夹。 单击“文件”>“新建”>“文件夹”。 以一位客户名为新文件夹命名。 为您的每位客户重复此操作。

按照相同的过程整理发票。 在“我的文档”下创建新文件夹并将其命名为“客户发票”。然后为“客户发票”创建子文件夹，并以客户名为每个文件夹命名。

您可以在“我的文档”下创建无数个文件夹。 也可以创建许多子文件夹。 事实上，如果原意，您还可以在子文件夹下再添加子文件夹。 这种整理方法十分灵活。

您收到的书面文件比送出的文件更加难以整理。 如果您有扫描仪，则可以将这些文件扫描到系统中。 否则，您可能只有将其堆叠归档。 报纸剪辑和其他纸张也是如此。 如果您希望一切数字化，也可以将它们扫描。 但您可能会发觉传统归档更加方便。

步骤 3：我需要什么硬件？
您的硬盘空间可能大的足够存下美国国会图书馆。 近年来硬盘发展呈指数增长。 除非您要存储庞大的视频文件，否则可能不会遭遇到空间受限问题。

要查看空间状况很容易。 单击“开始”和“我的电脑”。 右键单击 C: 然后单击“属性”。 您的硬盘信息在“常规”选项卡上。

通过查看硬盘，我发现自己的计算机上有 4.76 GB 数据。 这些数据大部分为 Windows 和其他应用程序。 还有数以千计的个人文件，因为我存储了所有自己写过的东西。 即使这样，我还拥有 33.5 GB 的闲置空间。 恐怕在这块硬盘寿终正寝之前我还装不满！

同时，假如您将企业生死攸关的数据都交付于硬盘，那就必须保护好它。 您可以通过数据备份来保护硬盘。 这样，如果硬盘损坏，您还可以将数据重新存储到新硬盘。

硬盘发展至今已经非常可靠了。 但是您在业务中永远不要抱有侥幸心理。

如果查找文件缓慢的速度让你感到不适，你们慢慢开始吧。 只需在“我的文档”下存储一些文件。 我相信您会发现 Windows 资源管理器十分好用。

纸张也许永远不会在您的生活中消失。 但是您完全可以减少使用纸张，也许还能保护一两棵树免遭砍伐呢。