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业务中使用Word的5个技巧和秘诀 |
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作者：Microsoft |
来源：Microsoft |
2009-02-13 |
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便利功有助于节省时间和金钱 工作场所 PC 用户指南 |
作者：Kim Komando大多数人并不会使用软件内置的所有功能。 我们力争突出那些重要而且常用的功能。 | | 决窍：
可将 Word 设置为键入时检查拼写和语法。 首先您需要确保自动拼写和语法检查功能已开启。 在工具菜单中，单击选项然后单击拼写和语法选项卡。 选择键入时检查拼写和键入时检查语法复选框。 在文档中键入。 右键单击带有红色或绿色波浪下划线的字符，然后选择想要的命令或拼写选择。 | |
以下是微软文字处理软件Word 中的五项功能，我在工作中使用它们节省了时间和金钱。 - 创建和设计公司的信头，从微软免费剪贴画列表中选择。
每个企业都需要正式的信头。 但大可不必去买。 如果您知道想要的设计，可以在 Microsoft Word 中创建并保存为模板，供以后反复使用。
创建信头不必太复杂；就像公司名称、地址和电话号码那样即可。 Word 提供了大量的不同字体，并且您也可以修改字号。
若要在信头上增添艺术作品，您可以扫描徽标并在信头中使用。 还有其它选项。
Microsoft 保留了大量的免费剪贴画集锦。 例如，您要添加一朵花，Microsoft 有 1,000 多种设计。 剪贴画集锦只有注册的 Word 用户才能使用。 您可以在 Microsoft Office 的插图库中找到。
Microsoft 还为信函、标签和表单提供了免费的模板。 它们在模板库中。 （尽管一些模板需要其它软件，但大多数模板可以在 Word 中运行。例如，项目管理模板需要微软Project 2000 或更高版本。）
- 将同样的信函同时发给许多人，而不需分别发送。
有时您需要向所有客户发送广告，或者向所有的员工宣布一项变动。 这看起来可能令人畏缩，但是不必如此。 Word 的邮件合并工具将事情变得很简单。
基本上，Word 使用表格中的一列名称和地址。 表格可以在 Word、Microsoft Access 甚至是微软的 Outlook 中创建。 所有这些都属于微软Office。
显然这非常适用于做计划。 若需要数据库，则Access 是一种更好的数据库管理工具。 但是，学习它比将所有的东西填入 Excel（也是 Microsoft Office 的一部分）要难得多。 我将使用 Excel 举例说明，但是记住您有更多的选择。
先从信函开始说起。 同一封信要发给每个人；不用定制太多内容。 在写信时，为收件人的地址和名称留出空间。
在设置 Excel 时，很显然需要人员的姓名和地址以及称呼字段。 如果 Rocky Jones 是其中一位收件人，可能要加上称呼“尊敬的 Rocky”。 如果您与 Rocky Jones 博士的关系很正式，称呼可能是“尊敬的 Jones 博士”。 因此，称呼栏中的名称将是“Rocky”或“Jones 博士”。
下一步，打开信函。 单击“工具” > “信函和邮件” > “邮件合并向导”。 遵循屏幕右侧的向导说明。 要选择收件人，请浏览您在 Excel、Outlook 或其他数据库中的联系人列表。
除了信函之外，您还可以使用邮件合并功能加上信封和标签的地址，它让生活变得更加简单。
- 在文档中添加水印，让每一个人都知道这是草稿。
如果您要将计划书分发给员工，却不想让员工误以为这是终稿。 避免出现这种情况的一种好的方法就是使用“草稿”、“机密”、“样本”或其他您喜欢的任何字样的水印。
在文档中可以清楚地看到水印，但是不会损害文档的清晰度。 您甚至可以建立各种颜色的水印。
您还可以使用照片作为水印。 假设您开了一间花店。 您可以在打印的任何稿件上使用花的图片或照片。 很酷吧？
要使用水印，首先单击“格式” > “背景” > “水印”。 进行选择并单击“确定”。 如果您要经常使用水印，请创建模板（请参阅上面的第 1 点）。
记住冷色与暖色之间有一根细线条。如果由于水印的影响，人们必须很费劲才能看清文档，这样他们可能不再往下看。 确认您选择了“半透明”或“冲蚀”效果。
- 留意别人对文档所做的修改。
在销售计划或另一份文档回到您手上时，有时很难看出其他人做了哪些修改。 Word 有一个简单的方法告诉您别人做的修改。
下面是 Word 2002/2003 的说明：首先，打开最新的 Word 文档。 单击“工具” > “比较和合并文档”。 找到原始的 Word 文档。 单击以高亮度显示文档。 在右下角，单击下拉框，然后选择“合并到当前文档”。
如果是 Word 97/2000：单击“工具”。 进入“修订”。 单击“比较文档”。 找到原始的 Word 文档并单击，以便高亮度显示文档。 单击“打开”。
有时，编写文档很费神，以致想不起来要做什么，这时回头看看以前的版本可能会有所帮助。
在 Word 中这很容易做到。 单击“文件” > “版本”。 选择“关闭时自动保存版本”。每次您关闭文档，都会保存文档。
若想看旧版本时，按照同样的菜单路径。 所有的版本都会列在框中。 最近的版本排在最前面。 高亮度显示所需的版本并单击“打开”。
您可以取消选择“关闭时自动保存版本”复选框，关闭这种“版本控制”功能。若要删除单个版本，只需高亮度显示要删除的版本，并单击“删除”。
- 使用快捷键可以执行多种任务。
有时，使用键盘要比鼠标快。 或许您已经知道标准的快捷键：Ctrl+C 复制，Ctrl+V 粘贴，Ctrl+Z 撤消，Ctrl+A 全选以及 Ctrl+P 打印。 但是，下面是其他一些快捷键列表，在使用 Word 时您可能会觉得有所帮助。
按键 | 结果 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 定位到页码、书签、脚注、表格、批注、图形或其他位置 | | | | | | | | | | | | | | |
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