多数成功的企业所有者都知道，只有收入大于成本时，购买最新、最有用的工具才有意义。

	决窍： 是否要考虑如何答复电子邮件 - 但担心会比较忙而忘记此事？ 您可以用 Outlook 设置提醒。 只需右键单击您要设置提醒的邮件，指向“跟踪”，然后单击“添加提醒”。 在到期日列表中，单击您要完成答复的日期。 在第二个列表中，单击某个时间。 在标记颜色列表中，单击需要的标记颜色，然后单击“确定”。

比如，您经营木工业务，多年来您使用同一把铁锤。 这把铁锤已经旧了，但还可以完成工作。 您购买新铁锤之前，必须有人说服您新铁锤可以帮助您更快、更安全、更有效地工作。

这个概念同样适用于您企业日常使用的技术。 也许您开始经历以下问题：

• 您几年前购置的 PC 好像速度很慢。
  
  
• 它们还更频繁地死机。
  
  
• 因为硬件过时，您遇到越来越多的兼容问题。
  
  
• 垃圾邮件花费您越来越多的时间。
  
  

但是，您想知道，您用新 PC 和最新软件将获得的生产力提高是否值得您必须花费的开支。

计算 ROI 的一种方法，就是看一下您使用预安装了 Microsoft Windows XP 和 Microsoft Office Small Business Edition 2003 的新 PC 时将获得的利益。 例如，如果您深信最新版本的 Office 可以帮助您更好地管理企业、提高生产率、获得新客户或与现有客户建立更牢固的关系，您就有可能想做一个调查。

比较 Office 中的功能
您可以做一些简单的分析，将您现在运行的 Office 版本与 Office Small Business Edition 2003 提供的功能比较。 在 Office 的所有版本中，您可以发现有一组基本的工具 — 其中包括 Word、Excel 和 Outlook 2003。 但最好地展现各版本的特点的是那些功能启用的功能性。 下面举几个示例：

防止电子邮件过量	Office 97	Office 2000	Office XP	Office 2003
改善的垃圾邮件筛选并可定期更新	否	否	是	是
增强的隐私功能	否	否	是	是
电子邮件桌面报警	否	否	否	是

控制重要商业信息的访问权限	Office 97	Office 2000	Office XP	Office 2003
数字签名	否	否	是	是
文件密码加密	否	是*	是	是
*无加密的简单密码保护

管理文档更改	Office 97	Office 2000	Office XP	Office 2003
评论工具栏	否	否	否	是
Word 编辑限制	否	否	否	是
Word 格式化限制	否	否	否	是

选择最重要的事项
您知道您企业的优势所在，意味着您知道需要采取什么措施以确保公司繁荣。 衡量 Office 的哪个版本对您的企业最有意义时，请确定您的企业生命周期中的此时什么最重要。 例如，您要专注于：

• 更有效地管理客户和销售线索 Outlook 2003 with Business Contact Manager 使管理所有客户关系变得比以前更容易。
  
  
• 向新客户和现有客户推广您的业务 用 Office Small Business Edition 2003 提供的 Publisher 2003，您可以快速制作具有吸引力、节省成本的销售和营销资料。 或者，使用 Easy Web Site Builder 设计您公司给人的在线外观和感受。
  
  
• 有效地处理电子邮件。 Outlook 2003 中改善的垃圾邮件筛选器有助于抵抗那些会损害企业利益的垃圾邮件和病毒。 此外，该程序提供的管理功能可以帮助您整理超负荷的收件箱并区分其优先级。
  
  

不管是旧的铁锤还是新的生产力软件，成功经营企业需要使用合适的工具。