如果您的电子邮件收件箱的内容多得像大城市的电话号码簿，那么是时候整理收件箱了。

如果您找不到来自潜在客户的最后一封电子邮件，而该客户 10 分钟后就会到您的办公室，那么整理收件箱就势在必行。

	决窍： 您的邮箱是否需要快速清理？ 要清理邮箱，请单击“工具”菜单上的“邮箱清理”。 选择选项以查找较早或较大的邮件，然后移动或删除它们。 单击“自动存档”，将较早的邮件移到“存档文件夹”；或单击“清空”，永久删除“已删除邮件”文件夹中的邮件。

目前，超过一半的重要商业信息都通过电子邮件传输。 十年前，很多人认为电子邮件是不可接受的商务沟通方式。 这种情况已今非昔比。 随着商界发展的步伐加快，人们日益需要更快的沟通方式。 这个趋势不会改变。

但如果您花费大量时间搜索邮件，就像在凌乱的文件柜中胡乱搜寻一样，那么杂乱的收件箱会使您快速沟通的愿望落空。

整理您的商务信件
如果您有一个工具，使您可以跟踪几乎所有与客户的商务信件、整理这些信件、使其容易利用及可以方便、快速地检索，将会有怎样的结果？

如果您可以打开电子邮件，进行阅读，然后直接答复该邮件，而无需离开正在处理的内容并转到另一个屏幕，将会有怎样的结果？

如果您有一个可以完成所有这些任务及其他功能的软件包，而且有个您和员工可容易学会的软件包，将会有怎样的结果？

Microsoft Office Small Business Edition 2003 提供了许多功能，使有效沟通变得更容易。 该软件包括的许多功能使电子邮件的整理、排序和获得变得快捷、方便。

经过彻底修补的 Outlook with Business Contact Manager 包括了许多改进之处，使电子邮件处理变得更方便、更快捷：

• 可定制的垃圾邮件过滤器使用户可以决定过滤的强度。 而且，Microsoft 提供持续更新，使垃圾邮件过滤器保持在最新状态。
  
  
• Business Contact Manager for Outlook 2003 将所有客户数据保存在一个位置，自动将电子邮件、便笺、约会和任务项链接至并将 Microsoft Office 文档、传真和扫描的资料附加至业务联系人、帐户和销售机会。 Business Contact Manager for Outlook 还使用户单击即可查看客户活动历史记录及相关事项。
  
  
• 搜索文件夹功能使用户可以将电子邮件设置为按发件人或日期分组，从而轻而易举地整理邮件。 此功能没有真正将邮件从其原来的位置移走，但使用户可以快速地分组、查找和获得邮件。
  
  
• 有更多功能的导航面板。 该面板中包含“邮件”、“日历”、“联系人”和“任务”按钮。
  
  
• 更大的阅读面板使用户可以更快捷地阅读信件 - 通过较少的滚动操作就可以阅读更多内容
  
  
• 将邮件和回复分组到会话线程中
  
  
• 快速标记功能使用户可以将邮件加上记号，供以后参考
  
  
• 新增的桌面报警可在用户有新邮件时通知用户。 新邮件摘要包括发件人姓名、主题和提取的文本
  
  
• 指向邮件即可显示其摘要，摘要包括发件人姓名、接收日期和时间以及文件大小。 如果您很匆忙，而且需要区分邮件的优先级，则最后一个功能可以节约您的时间
  
  
• 打开桌面上的邮件。 无需打开 Outlook 界面即可查看邮件
  
  

拥有、管理或任职于小型企业的任何人可能都会赞成这一观点：在计算机上花费较少时间，而在客户上花费较多时间是公司的成功之道。 以有条理、有效的方式管理电子邮件收件箱有助于实现此目的。