您安排会议的时间是否曾经比举行会议的时间还长？ 会议现在是多数商务活动中是不可避免的事情，但安排这些会议会花费大量时间，而大大降低企业的生产率。

	决窍： 使用电话、PC 和互联网连接，您就可以通过 Internet 进行交互式合作会议。 了解更多 Microsoft Office Live Meeting.

想一想您公司的会议是如何安排的。 以下方法看起来是否有点眼熟？

最后通谍法。 如果是老板召集会议，老板只是通知在特定时间举行会议，每个人都必须到会。 这比较有效，只是相关的每个人都必须花费时间重新安排他们的日程，以适应该会议。

四处征询法。 要举行会议的人四处询问参与者何时有空。 当他们计算出对于大家都方便的时间后，就约定一个时间举行会议。 到那时，可能有人在那个时间空档安排了活动，而您必须重新开始安排。

电子邮件法。 会议组织者发出电子邮件，建议举行会议，并给出几个关于何时举行会议的方案，要求每个人答复哪个方案最适合他们。 如果每个人都及时答复该电子邮件，而且提供的其中一个方案适合所有人，那么这个方法就非常有效。

问题是，除非您的公司有服务器或自动系统以进行实时安排，否则安排会议会浪费大量时间，这些时间无疑可以更好地利用。

那么该做什么呢？ 目前，多数企业依靠 Microsoft Office 创建文档、收发电子邮件和创建演示文稿、电子表格和营销资料。 许多企业只是使用那些基本的功能，而没有利用鲜为人知却非常有用的功能。 让我们关注一下可以改善时间管理的几个功能。

查看何人何时忙
使用 Office Small Business Edition 2003 和 Small Business Server 2003 的人改善了安排选项，使会议安排变得大为轻松。 其中包括：

查看多个日历。 使用 Outlook 2003，您可以实际地查看您的日历旁边的多个日历。 要安排会议时，您可以调取小组中应参加会议的人员的日历。 这些日历用各种颜色作了标记并加了标注，帮助您快速比较日程，以计划会议、特殊事件或假期。 打开其他人的日历之后，您可以方便地显示或隐藏它。

会议工作区
Outlook 2003 中的一个全新功能，称为“会议工作区”，使您可以通过在一个每个人都能访问的地点存储和共享日程表、画面、文档链接、出席人名单以及其他文件，策划和组织会议相关事宜。 您从 Outlook 2003 发送会议邀请时，将会自动创建会议工作区。 （要使用此功能，您还需要使用运行 Windows SharePoint Services 的 Microsoft Small Business Server 2003。）

在线查看是否有空
利用 Office 2003，可以与没有共享 Microsoft Exchange 服务器的 Outlook 用户计划会议日程，只需通过 Internet 提供空闲/正忙的信息即可。 这是与例行公事会面的远程工作人员或其他公司的人员安排会议日程时采用的方法。 下面介绍如何开始使用此功能：

• 打开 Outlook，然后单击“日历”
  
  
• 单击“动作”菜单
  
  
• 单击“安排会议”
  
  
• 添加与会者，方法是选择“邀请其他人”并从地址簿选择人员，或在提供的空格中键入姓名和电子邮件地址
  
  
• 添加与会者时，会弹出一个对话框，让您加入 Microsoft Office Internet Free/Busy Service。 单击“加入”，并按照网页上的说明设置您的闲/忙信息
  
  
• 完成填写会议的相关信息。 会议请求发送到未注册 Free/Busy Service 的人员时，他们将可以选择注册
  
  

Outlook 与 Free/Busy 服务配合在 Outlook 会议请求中显示与会者的闲/忙时间，不过您可以根据需要在 Web 上查看这些信息。 为了保护隐私：

• 不收集关于人员的地点或活动的详细资料
  
  
• 只有该服务的人员能够参与
  
  
• 只有您授权的人员能够访问您的闲/忙信息
  
  

会议对于多数企业经营无疑非常重要。 为了保证尽可能地提高生产效率，有效的日程安排是朝着正确方向迈进的第一步。