作为管理者，您的电子邮件能显示出多少个人信息？

不胜枚举，范德比尔特大学欧文管理学院临床管理教授 David A. Owens 如是说。 他还说，电子邮件提供一扇了解您的工作状态、习惯、压力程度甚至您的个性的窗口。

Owens 是一位组织行为专家，他能够从一封匿名电子邮件的只言片语即可分析出发信人在公司的级别及工作资历。

	决窍： 如果您要给员工发电子邮件，而并不希望在众目睽睽下打开或阅读，则可采用以下三个敏感度设置来标记该消息：私有、个人或机密。 请注意，这些设置仅是忠告而已，并不能阻止员工转发您的消息。 了解更多。

他还说，“较高级别”管理的电子邮件具有一定的格式、语气并在细节上有所节略，而这些则是在中、低层次的管理中不常见的。 俗语、表情符和笑话邮件在较低层次的管理中更为普遍，这些信件更基于任务，邮件发送者可以比较轻松随意。

Owens还称，对于当今的管理者而言，电子邮件是一个极具价值的沟通渠道，但误用或滥用往往会造成破坏。 这里有 10 个有效使用和管理电子邮件的基本决窍

1. 可以把电子邮件用作沟通渠道之一，但不要当作唯一的渠道。 它迅速而且方便。 它可以将讨论形成文档。 只需点击鼠标即可将具有影响力的消息发送到全世界。 但这也往往会误导管理者，使他们认为通过常规群发电子邮件即可驾驭众人。使用电子邮件是明智之举，但不要利用电子邮件来管理公司，因为您不会影响到所需的每个人，并且让其感受到你的存在。
   
   
2. 邮件内容要保持言简意赅，尽量避免绵延冗长。要知道，人们往往不会马上阅读那些充塞屏幕的电子邮件，而要推延到天黑甚至第二天才处理。还需知道，应何时放下鼠标而直接和某人交谈或打个电话。 因为有时发送电子邮件实在是无端浪费时间。
   
   
3. 阐述消息尽量简洁明了。 要做到有的放矢，言之有物。 由主题行开始：使之清晰醒目（并能随着主题思路而更改） 。明确真正需要加入“收件人：”和“抄送：”行中的人员。，并清楚了解工作项目和优先级。 通过列表或项目符号将其详细说明。 若需要了解收件人是否已阅读并理解了您的消息，请选中响应按钮或一些其他机制。
   
   
4. 鼓励收件人置疑 这无异于保持您的办公室门始终敞开。
   
   
5. 将愤怒留至当面会谈。 “指责邮件”或表示批评或埋怨的电子邮件通常会惹火烧身。 由于单纯的电子邮件无法表达发件人的面部表情或肢体语言，所以很容易造成出人意料的误解。 通过面谈或电话可以更好地控制信息主动权。
   
   
6. 同样地，也可加入幽默，但要将表情符和笑话邮件保持在最低限度。 表情符的确有助于在您清楚表达幽默。 但是过量的幽默邮件将会冲淡邮件的严肃性。 笑话电子邮件又如何呢？ Owens 说，一些公司禁止笑话电子邮件。 发送或传播它们带来风险需要自己承担。 笑话电子邮件的消极影响通常大于积极影响，尽管勿庸置疑，人人都会有需要开怀大笑的时候。 重申一下，过量的笑话邮件将会影响邮件的严肃性。
   
   
7. 在撰写和发送之间留出 5 分钟缓冲时间 不论是 Owens 还是人力资源顾问 Maureen Dolan Rosen，都意识到了将写得不好的消息在发送前撤回对于管理者的价值所在。 Owens 说：“5 分钟准则将不会伤害到任何人”。 在微软Outlook 中，可以利用“规则向导”将消息延迟至特定时间发送。如果您怒气难消并正欲将此写入邮件，不妨先采取以下步骤。 撰写邮件之前，站起来四处走走或做些别的事情。
   
   
8. 每天及时回复电子邮件，或寻求帮助。 如果您在工作日内无法完成，可以加班或委派别人代您回复。 何时回复为时已晚？ 永不会晚。 只要确保您有合适的理由即可。
   
   
9. 如果您不能有效地撰写电子邮件，不妨参加一些培训。 或者至少向秘书寻求帮助。 电子邮件在您与员工、合作伙伴及其他人的沟通中占有一席之地，完全没理由抵制它。 但是您明白，不常与您见面的员工乃至任何人很大程度上将根据电子邮件来判断您本人。
   
   
10. 使用拼写检查和同义词典。 避免拼写错误和错误语句。 这样会影响您的形象。 同时也要避免陈词滥调。