如果您的电子邮件收件箱的内容多得像大城市的电话号码簿，那么是时候整理收件箱了。

如果您找不到来自潜在客户的最后一封电子邮件，而该客户 10 分钟后就会到您的办公室，那么整理收件箱也就势在必行。

	决窍： 带有业务联系管理器功能的Outlook 2003 可以运行报表，迅速筛选和汇总业务联系人和商机的相关信息。 例如，运行报表可以列出最近未联系的联系人或查看下一季度的销售预测。

目前，超过一半的重要商业信息都通过电子邮件传输。 十年前，很多人难以接受电子邮件这种商务沟通方式。 今非昔比，随着业务发展步伐的加快，人们需要更快的沟通方式。 这个趋势不会改变。

但如果您花费大量时间像在凌乱的文件柜中胡乱搜寻一样搜索邮件，那么杂乱的收件箱会使您快速沟通的愿望落空。

整理您的商务信件
如果您有一个工具，使您可以跟踪几乎所有与客户的商务信件、整理这些信件、使其容易利用及可以方便、快速地检索，将会有怎样的结果？

如果您可以打开电子邮件，进行阅读，然后直接答复该邮件，而无需离开正在处理的内容并转到另一个屏幕，又将如何？

如果您有一个可以完成所有这些任务及其它功能的软件包，而且有个您和员工都容易学用的软件包，情形怎样？

微软Office小企业版 2003 提供的众多功能使有效沟通变得更加容易。 其中一些功能可以加快电子邮件的整理、排序和获得速度。

经过彻底修补的带有业务联系管理器功能的 Outlook包括了诸多改进之处，使电子邮件处理变得更方便快捷：

• 可定制的垃圾邮件筛选器使用户可以决定筛选的强度。 而且，微软提供持续更新，使垃圾邮件筛选器保持在最新状态。
  
  
• 也联系管理器将所有客户数据保存在同一个地方。 它自动链接电子邮件、便笺、约会、任务项和附加 微软Office 文档、传真和扫描的资料至业务联系人、帐户和销售商机。 BCM 还使用户单击即可查看客户活动历史记录及相关事项。
  
  
• 搜索文件夹功能使用户可以将电子邮件设置为按发件人或日期分组，从而轻而易举地整理邮件。 此功能没有真正将邮件从其原来的位置移走，但使用户可以快速地分组、查找和获得邮件。
  
  
• 有更多功能的导航面板。 该面板中包含“邮件”、“日历”、“联系人”和“任务”按钮。
  
  
• 更大的阅读面板使用户可以更快捷地阅读信件 -- 通过较少的滚动操作就可以阅读更多内容
  
  
• Outlook 还可以将邮件和回复分组到会话线程中。
  
  
• 快速标记功能使用户可以将邮件加上记号，供以后参考。
  
  
• 新增的桌面报警可在用户有新邮件时通知用户。 新邮件摘要包括发件人姓名、主题和提取的文本。

附加功能使用户只需指向邮件即可显示其摘要，摘要包括发件人姓名、接收日期和时间以及文件大小。 如果您公务繁忙，而且需要区分邮件的优先级，则了解邮件的日期和时间很有帮助。

另外，无需打开 Outlook 界面。 只需打开桌面上的邮件即可。

拥有、管理或任职于小型企业的任何人可能都会赞成这一观点：在计算机上花费较少时间，而在客户上花费较多时间是公司的成功之道。 以有条理、有效的方式管理电子邮件收件箱有助于实现此目的。